أفضل الممارسات لتأهيل الفرق الجديدة على monday.com
[fact_box]
**استخدام مثير للاهتمام:** يمكن استخدام نظام monday.com ليس فقط لإدارة المشاريع ولكن أيضًا لإدارة الموارد البشرية. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء جدول لإدارة إجازات الموظفين، وتتبع ساعات العمل، وحتى عمليات التوظيف والتدريب. يتيح ذلك لفرق الموارد البشرية إدارة جميع المعلومات في مكان واحد بطريقة منظمة وفعالة.
[/fact_box]
لمن هذا الدليل:
يقوم مستخدمو monday.com الجدد بإعداد فرقهم.
هذا الدليل مناسب لجميع الحسابات في جميع الخطط.
يعد الانتقال للعمل بنظام جديد وأفضل وقتًا مثيرًا للفريق، ولكن له تحدياته. لقد ساعد فريقنا أفضل الفرق على أن تكون أفضل لسنوات! خلال هذا الوقت، قمنا بجمع بعض النصائح التي من شأنها أن تجعل عملية التحضير سهلة وسريعة وغير مؤلمة.
الافراج عن النظام بشكل صحيح
على الرغم من أن الحجوزات المتكررة عادةً ما تدفع أعضاء الفريق إلى النظام الجديد الذي أنشأته، إلا أن ما تريده حقًا هو أن يصبحوا جزءًا منه!
ولتحقيق ذلك، قم بجمع الفريق والإعلان عن الأداة الجديدة. نوصي بجدولة اجتماع أو محادثة خصيصًا لعرض الأداة، أو لتقديم الأداة أثناء اجتماع روتيني للفريق بأكمله.
النقاط الرئيسية التي يجب تجاوزها:
- لماذا أصبح لدينا نظام جديد؟ حدد وناقش الألم الذي دفعك أنت والفريق للبحث عن طريقة جديدة للعمل.
- اشرح سير العمل. عرض سير العمل الذي قمت بإنشائه. إذا كان ذلك ممكنا، قم بإظهار سير العمل الفعلي الخاص بك. والأهم من ذلك، اشرح كيف ترى الفريق يعمل معه.
- كيف ستتحسن الأمور؟ قد يسأل أعضاء الفريق أنفسهم: “ما الفائدة من ذلك بالنسبة لي؟” معالجة هذا الفضول وجهاً لوجه. إن شرح قيمة التغيير لفريقك، وعلى وجه الخصوص كيف تتوقع تحسن الأمور، سيوضح قيمة التغيير لفريقك ويشجعهم على الالتزام بتجربته.
- مناقشة الإطلاق. هل ستتحول إلى موقع monday.com مرة واحدة؟ هل تخطط للانتقال التدريجي؟ إن إخطار الموظفين بما يمكن توقعه سيجعلهم يشعرون براحة أكبر تجاه التغيير.
- الوقت لردود الفعل. افترض لفريقك أن لديهم الحق في التأثير على تحسين سير العمل. إنها طريقة رائعة لتشجيع المشاركة وحث فريقك على ممارسة التفكير العملي باستخدام أداتهم الجديدة.
[note_box]
**نصيحة عملية:** عند تقديم سير العمل الجديد، حاول إظهار كيفية حله لمشكلة معينة واجهها الفريق في الماضي. على سبيل المثال، إذا كان من الصعب في الماضي تتبع المهام، فاعرض كيف يتيح النظام الجديد إمكانية التتبع بشكل أسهل وأكثر وضوحًا.
[/note_box]
اجعل الأمر بسيطًا
قد يكون التعود على النظام الجديد أمرًا صعبًا بالنسبة لبعض أعضاء فريقك. إليك ما يمكنك فعله لتسهيل استخدام موقع monday.com بفعالية منذ اليوم الأول:
- إذا كان لديك لوحة مهام مركزية، فقم بإنشاء طريقة عرض شخصية لكل عضو في الفريق. وبهذه الطريقة سيكونون قادرين على رؤية ما هو مناسب لهم وما يتعين عليهم القيام به.
- قد يشعر بعض أعضاء الفريق أن إدخال المعلومات في اللوحة أمر معقد للغاية مقارنة بعملياتهم السابقة. إعطاء فريقك نموذجا! وهذا يسهل على أعضاء الفريق إنشاء عناصر جديدة.
استخدم سير عملك كمصدر الحقيقة للفريق
قد يستغرق التعود على استخدام موقع monday.com بعض الوقت. وهذا أمر متوقع في أي تغيير في العملية.
لتسريع عملية النقل، ارجع دائمًا إلى سير عمل موقع monday.com باعتباره مصدر الحقيقة. استخدم هذا في اجتماعات الفريق وعمليات التفتيش اليومية أو الأسبوعية. عرض سير العمل الخاص بك والحالات والجداول الزمنية المحددة عند الإشارة إلى المهام والمواعيد النهائية الملموسة. سيساعد هذا فريقك على التفكير في موقع monday.com باعتباره المكان الأمثل للحصول على التحديثات وتحديث الآخرين.
الوقت لردود الفعل
قد يستغرق إنشاء أفضل سير عمل لديك بعض التكرارات. من السهل هنا تخصيص موقع monday.com ليناسب احتياجاتك. ليست هناك حاجة إلى تكنولوجيا أو مهندسين لجعل موقع monday.com الأداة المثالية لفريقك.
فيما يلي بعض الطرق للتأكد من أن فريقك سعيد بالطريقة التي يعملون بها:
- بناء لوحة ردود الفعل. اجمع كل تعليقات فريقك في مكان واحد. وبهذه الطريقة يمكنك الرجوع إلى مجلس الإدارة ومناقشة طرق تحسين سير عملك معًا. لتسهيل تقديم الملاحظات، أضف نموذجًا إلى اللوحة وشارك الرابط في معظم الأوقات.
- كان في محادثات منتظمة. يوصى بإجراء محادثات منتظمة خلال الشهرين الأولين على الأقل. تحدث عن ما ينجح وما يحتاج إلى تحسين. ثم قم بإجراء التعديلات بسرعة ووفقًا لذلك.
[note_box]
**نصيحة عملية:** عند جمع التعليقات، حاول طرح أسئلة مستهدفة مثل “ما هو الإجراء الذي يستغرق وقتًا أطول في النظام الجديد؟” أو “أي جزء من العملية الجديدة يربكك أكثر؟” سيساعدك هذا في الحصول على رؤى أوضح للتحسين.
[/note_box]
ابحث عن شركائك للنجاح
تضم العديد من الفرق أعضاء إضافيين يرغبون في المشاركة في بناء سير العمل وتحسينه وتوسيع النظام للعمل مع مسارات عمل جديدة.
فيما يلي نصائحنا للعثور على شركاء النجاح:
- ابحث عن البنائين في فريقك. هم عادة عباقرة تكنولوجيون أو عباقرة عملية. نحن نحبهم على حد سواء! بالتأكيد فريقك لديه واحد على الأقل.
- مساعدتهم على التعلم. تقدم أكاديمية monday.com ثروة من الموارد التي يمكن أن تساعد الشركات التابعة لك على تحسين مهاراتهم وأن يصبحوا بناة متميزين.
- اجعلهم نقطة اتصال. اسمح لأعضاء الفريق الآخرين بمعرفة من يجب عليهم الاتصال به عندما يحتاجون إلى المساعدة. حدد اسمًا ووجهًا أمامه. وبهذه الطريقة، عندما يحتاج باقي أعضاء فريقك إلى ترقية استخدامهم، يمكن أن يحدث ذلك دون تأخير. في النهاية، سيعمل الفريق بأكمله بشكل أفضل!
التعامل مع مسألة ما هي الفائدة بالنسبة لي
يمكن أن يساعد استخدام موقع monday.com أي عضو في الفريق على أن يكون أكثر إنتاجية. لمساعدة فريقك على فهم كيفية الاستفادة من النظام الجديد لتعزيز إنتاجيتهم، اعرض عليهم بعض الأدوات الجديدة المقدمة لهم.
في كثير من الأحيان، نرى المستخدمين يدركون قيمة هذه الميزات أولاً:
- الأتمتة. عرّف فريقك بسحر عمليات التشغيل الآلي لموقع monday.com وكيف يمكن استخدامها لزيادة الكفاءة وإمكانية التنقل وتقليل العمل المتكرر.
- النماذج. يمكن استخدام النماذج من قبل الجميع تقريبًا. أي فريق أو عضو في الفريق لديه طلبات بحجب بريده الإلكتروني أو رسائله النصية سوف يشكرك إلى الأبد!
لمعرفة المزيد حول جعل منصة monday.com ممتعة ويمكن الوصول إليها لفريقك، راجع مقالتنا “ساعد فريقك على اعتماد monday.com”.