Üst yönetimin bakış açısından, planlama süreci grubunun çıktısı, proje planını açıklayan ve belgeleyen bir proje teklifidir. Teklif belgesinin küçük bir kısmı ana bölüm olacak ve çoğunluğu, bir RBS, WBS, proje ağı diyagramı, risk yönetim planı, zamanlama ve diğer ilgili destekleyici belgeler dahil olmak üzere yaptığınız tüm planlama çalışmalarını belgeleyen ekler eklenecektir.
Proje Planının Yazılması
Üst yönetimin bakış açısından, planlama süreci grubunun çıktısı, proje planını açıklayan ve belgeleyen bir proje teklifidir.
Teklif belgesinin küçük bir kısmı ana bölüm olacak ve çoğunluğu, bir RBS, WBS, proje ağı diyagramı, risk yönetim planı, zamanlama ve diğer ilgili destekleyici belgeler dahil olmak üzere yaptığınız tüm planlama çalışmalarını belgeleyen ekler eklenecektir.
Teklifin daha küçük bir bölümü, eklerden önce gelecek ve ekleri tanıtacaktır. Üst düzey yönetimden bazıları ekleri asla okuyamayabilir veya anlayamayabilir, bu nedenle onları projeye bağlayacak olan bu ana bölümdür. Tüm üst düzey yöneticiler teklifin eklerini mutlu bir şekilde inceleseler bile, belgenin ana bölümü, yazarın proje hakkında nasıl düşünmeleri gerektiğini ve destekleyici ekler hakkında nasıl düşünmeleri gerektiğini açıklamanın bir yoludur.
Teklifin ilk, ana bölümü birkaç bölümden oluşmalıdır:
Yönetici özeti.
Bu, projenin bağlamını, amaçlanan hedefini ve projenin iş değerini kapsayan projeye hızlı bir genel bakıştır. Kuruluş için var olan bir ana plan veya stratejik plan varsa, yönetici özeti projenin bu daha büyük plana nasıl uyacağını kısaca belirtmelidir. Sonuç olarak, kapsam ifadesindeki proje gerekçesinin çoğu, yönetici özetini oluşturmak için kullanılabilir. Yönetici özetindeki anahtar kelime “özet”tir. İki dakikalık bir konuşmada geçecek kadar kısa olmalı ve bir sayfadan çok daha uzun olmamalıdır.
Arka plan.
Bu, projenin ele alacağı bağlamı ve fırsatları daha fazla açıklayan kısa bir bölümdür.
Nesnel.
Bu, projenin neyi başarmayı umduğunu geniş bir şekilde açıklayan kısa bir bölümdür.
Sade bir dille yazılmalı ve jargondan kaçınmalıdır. Bu bölüm, projenin ne yapacağını ve ne yapmayacağını açıkça belirtmelidir.
Alınacak yaklaşıma genel bakış.
Bu, projenin “nasıl” olduğunun bir taslağıdır. Kullanılan yöntemler ve kaynaklar burada özetlenmelidir.
Ayrıntılı çalışma beyanı.
Bu, çalışmanın bir özeti olmalıdır. Daha fazla ayrıntı için ekli eklere atıfta bulunmalı ve kendisi üst düzey bir özet olmalıdır.
Zaman ve maliyet özeti.
Bu bölüm, projenin süresini, projenin bütçesini ve projenin kaynak kullanımını özetlemelidir.
Bu bilgileri net bir şekilde görselleştirmek için bir tablo uygun olacaktır.
Unutmayın, bu bölümlerin her biri yöneticilerin okuması için bir özettir. Detayları eklere bırakın.
Projenin yürütülmesi için yönetici onayının alınması
Yönetici onayı, planlama aşamasından projenin yürütme aşamasına etkin bir şekilde geçiş yapar. Proje planını onaylayarak, üst yönetim ekibi istenen kaynakları projeye taahhüt etmeyi kabul eder ve proje yöneticisine başlaması için yetki verir.
Bununla birlikte, onay genellikle uzun bir geri bildirim ve revizyon döngüsüdür. Proje teklifi, yöneticileri projenin mantıklı olduğuna ve kuruma değer katacağına ikna etmediği için reddedilebilir. Proje tekliflerinin reddedilmesinin birkaç yaygın nedeni vardır. Bunlar, bunları ele almanın yollarıyla birlikte aşağıda listelenmiştir:
- Proje maliyetleri, proje faydalarından daha ağır basar.
Maliyet-fayda analizi, yönetimin proje hakkında heyecanlanabilmesi için uygun olmalıdır. Bu soruna yanıt olarak, projenin özellikle yüksek maliyetlere ve düşük faydalara sahip yönlerini belirleyin ve kesin. - Risk çok yüksek.
Üst yönetim ekibi, risk yönetim planının yetersiz olduğunu ve olumsuz olası sonuçların projenin potansiyel faydalarından daha ağır bastığını görebilir. Risk hususları teklifin reddedilmesiyle sonuçlandıysa, kabul edilemez olduğunu düşündükleri riskler hakkında üst yönetim ekibinin üyeleriyle iletişim kurmaya çalışın. Bu risklere daha iyi yanıt vermek için risk yönetimi planınızı revize ederek teklifinizi geliştirin. - Proje için yeterli finansman mevcut değil.
Kuruluşun projeyi finanse etmek için yeterli paraya erişimi olmadığı için proje reddedilebilir. Finansman projenin başlatılmasını engelliyorsa, proje yöneticisi proje yönetimi üçgenini yeniden gözden geçirerek projeyi yeniden tanımlamayı düşünmelidir. Proje maliyeti genellikle proje süresini artırarak veya proje kapsamını veya kalitesini azaltarak azaltılabilir. Finansman sorunları bazen, projeyi her biri lansman için tüm bütçenin bir kısmını gerektirecek farklı bölümlere ayırarak ele alınabilir. - Diğer projeler gerekli kaynakları bağlıyor.
Bu bir sorunsa, proje yöneticisi proje şampiyonundan daha fazla kaynağı serbest bırakmak için siyasi baskı uygulamasını istemelidir. Proje yöneticisinin organizasyon içinde daha fazla yetkisi olduğu için bunu yapmak proje şampiyonu için daha kolaydır.
Aynı proje, onay alınmadan önce birden çok kez reddedilebilir ve revize edilebilir. Gelecekte onay almanın anahtarı, teklifin neden reddedildiğini öğrenmek ve üst yönetimin endişelerini gidermek için ilgili ayarlamaları yapmaktır.
