Cómo el seguimiento de los empleados puede cambiar significativamente la eficiencia empresarial

Has notado que en ciertos días y en ciertos meses la productividad de tu personal disminuye y esto, a su vez, afecta negativamente las tareas que realizan. Aquí es cuando entra en juego el software de seguimiento de empleados. Puedes sentarte y analizar el comportamiento de tu equipo para descubrir qué afecta su eficiencia: comprobar qué aplicaciones utilizan (tal vez sea por el software incorrecto), ¿cuándo llega su productividad a un punto bajo? (Tal vez estén cansados ​​por la carga de trabajo).

ActivTrak, software de seguimiento de la actividad de los empleados, ¿puede ayudar a su empresa?

ActivTrak es un software adecuado para individuos y grupos. No importa en qué industria trabaje, siempre que necesite datos para mejorar sus resultados y asegurarse de que se estén llevando a cabo los procesos correctos en su organización, esta solución se adaptará a sus necesidades. Pero es importante recordar que no se trata sólo de datos. Se trata de comprender cómo se realiza el trabajo, cuáles son sus comportamientos y los de su equipo, y cómo son los procesos. El software le permite ver el panorama general de lo que está sucediendo en la organización, monitorear el desempeño de los empleados y realizar un seguimiento y medir la productividad.

¿Cómo funciona?

Instale un pequeño software llamado Agent en una computadora. El Agente ActivTrak se ejecuta completamente en segundo plano. Después de instalarlo en la computadora del empleado, comienza a recopilar datos sobre la actividad del usuario de la computadora y se los presenta en el tablero, con todo tipo de categorías diferentes para medir la eficiencia del empleado. Podrás ver información de diferentes usuarios y para diferentes períodos de tiempo (días, semanas, meses, años), todo en un solo lugar. El software realmente muestra todo lo que sucede en la computadora durante el trabajo. Si quieres ver más detalles, puedes acceder a la barra lateral izquierda con más opciones. Hay 10 iconos en el lado izquierdo, hablaremos de los principales.

Un panel para monitorear a los empleados en un solo lugar

Esta es la vista principal que verá después de iniciar sesión en su cuenta. Es una forma rápida de echar un vistazo a todos los datos más importantes. Pero ahora, para ver informes más detallados, puedes seleccionar otras secciones en la barra lateral.

Actividad en tiempo real para monitorear a los empleados.

Esta sección simplemente muestra todas las actividades que están sucediendo en tiempo real. Puede seleccionar un usuario y ver lo que está haciendo en este momento, y también ver todo lo que hizo antes. Este es un registro de actividad con información como tipo de actividad (productiva o improductiva), capturas de pantalla, datos, hora, computadora, usuario, duración de la actividad, aplicación y título/descripción. Información bastante detallada sobre la actividad de los empleados, ¿verdad?

Informes para analizar la actividad de tus empleados y el comportamiento del equipo

Aquí podrás ver todos los datos sobre las actividades por días, semanas, meses, años o tiempo personalizado y usuarios. Similar a la sección ‘Tiempo real’, muestra el tipo de actividad (productiva o improductiva), capturas de pantalla, datos, hora, computadora, usuario, duración de la actividad, aplicación, sitio web. Además, puede exportar informes a un archivo CSV o guardarlos en Google Drive. Esto es especialmente útil si necesita compartir estos datos con partes interesadas, clientes, miembros del equipo o personas que no tienen acceso al software. Pero hay otra característica importante: las alertas. Puede crear una alerta que se activará cuando las nuevas entradas en el registro de actividad coincidan con las condiciones que estableció en la configuración de alerta. Si sospecha que alguien en su organización está trabajando en contra de la ley y sabe que está amenazando su negocio, ¡esta es una excelente manera de atraparlo con las manos en la masa! También hay un informe de riesgos, un registro de advertencias y todo lo necesario para un seguimiento eficaz de los empleados.

Capturas de pantalla para usuarios más exigentes

Las capturas de pantalla de ActivTrak son en realidad informes en formato visual. Incluyen toda la información sobre sus actividades o las de sus empleados. Esto le permite ver exactamente lo que hizo, cuándo y durante cuánto tiempo. Es útil para mejorar la productividad. Ver demasiadas capturas de pantalla de Facebook mientras trabajas seguramente te motivará a trabajar mejor. También puede configurar alertas de captura de pantalla según sea necesario.

Bloqueo para mantener la seguridad y la productividad

‘Bloquear’ es simple, te permite bloquear ciertos sitios web para que tú o los miembros de tu equipo no puedan acceder a ellos.

Notificaciones para programar mensajes

En esta sección, puede configurar alertas. Si agrega un sitio a una alerta, ActivTrak le notificará de la actividad para que pueda monitorear a un miembro del equipo que visita el sitio. También puedes recibir una notificación cada vez que alguien inserta un USB (pero debes ajustar la configuración para recibir este tipo de alerta).

Configuraciones personalizables

Como en todas las demás aplicaciones, en ActivTrak también puedes personalizar las preferencias respecto a los detalles de los informes. Hay varias cosas que puedes hacer:

• Elegir sitios que se consideran improductivos (como Facebook)
• Asignación de categoría
• Definir actividades como productivas o improductivas
• Gestión de grupos: agregar nuevos grupos y miembros
• Usar apodos para los miembros del equipo para realizar informes cómodamente
• Elegir quién no seguirá las actividades
• Creación y ajuste de horarios – horas en las que se monitorearán las actividades del equipo
• Seleccione una zona horaria

¿Vale la pena implementar ActivTrak en su negocio o trabajo diario?

Personalmente creo que ActivTrak es un gran software. Después de sólo una hora de usar la aplicación, recibí datos detallados sobre mi actividad. Me da una idea clara de todo lo que hago.

Puedo usar esto para analizar casi cualquier cosa que suceda durante mi trabajo y encontrar el origen de los problemas en el trabajo. Incluso puedo profundizar en detalles como el clima en mi día menos productivo y darme cuenta de que ese día tuve un gran dolor de cabeza debido a los cambios en la presión atmosférica, ¡y simplemente no pude trabajar de manera eficiente! (¡Sí, eso es lo que puedes descubrir!).

Si se utiliza de forma inteligente, el software puede ayudar a mejorar el trabajo no sólo de organizaciones enteras sino también de individuos. Incluso si lo usas junto con otras herramientas, puedes convertirte en héroes de la productividad.

También vale la pena señalar que ActivTrak mantiene todos los datos seguros y garantiza la protección contra los delitos cibernéticos a los que su empresa puede estar expuesta si trabaja con datos confidenciales o altamente confidenciales.

Ventajas:

Fácil de usar, intuitivo

Útil para optimizar la investigación empresarial

Ayuda a comprender cómo se realiza el trabajo: análisis del comportamiento del equipo.

Desventajas:

Es posible que ActivTrak no sea adecuado para organizaciones sin una política de privacidad bien definida, ya que puede no adaptarse a su modelo de negocio.