预测财务需求是项目管理中最重要的因素之一。当项目经理规划项目预算以供执行审批时，这首先成为一个问题。预算仍然很重要，因为预算支出的变化是项目控制阶段的很大一部分。在结束项目的成功时，初始预算在结算流程组中仍然很重要。
显然，预算很重要，讨论其关键问题是合理的。
预算编制和项目成本问题
项目消耗资源，组织需要跟踪成本。有些成本很容易跟踪，并且很容易将负责成本的活动分配给项目。这些易于分配的成本是直接成本，例如制造劳动力、组装中使用的原材料或运输中消耗的汽油。相比之下，有些成本更难分配。这些包括间接成本，例如租金、折旧和 SG&A（销售、一般和管理费用）等。
您的组织可能具有有关为项目分配开销的特定规则。如果是这样，那么在为不同的工作包分配开销时，您应该遵循这些规则。
如果您能够创建自己的规则，则有两种实用且合理的方法可以将成本分配给工作包。第一个是基于活动的成本核算。例如，对于每个员工的工作量，可以按小时或每美元应用开销。这将是分配人力资源行政和管理成本的一种简单而实用的方法。花在工资上的美元越多，花在工作包上的工时越多，其实际分配的间接费用就越高。
分配开销比基于活动的成本核算更容易的唯一方法是根本不将其分配给任何工作包。这听起来可能很荒谬，但可以说这是考虑项目或组织的固定成本的最佳经济方式。固定成本（如开销）无法收回，也不依赖于组织产出。更重要的是，一旦项目启动，固定成本支出就会永远消失，如果这些成本是在项目启动之前发生的，则甚至更早。因此，这些是沉没成本，不应作为执行或控制和监控项目阶段决策的基础。考虑项目的高管应该在做出批准项目的通过/不通过决定之前考虑任何特定于项目的固定成本。项目获得批准的那一刻，这些成本就是一笔钱，与任何单独的工作包无关。
工作包的基于活动的成本核算
现在我们已经讨论了分配间接费用和其他固定成本的问题，让我们专注于为工作包编制可变成本的预算。我们可以通过一系列步骤将这些可变成本与每个工作包相关联：
- 列出在工作包中取得进展时将产生的基于活动的成本。基于活动的成本包括工资、原材料、基于活动的间接费用分配和其他可变成本。
- 估算工作包中每个活动的单位成本。这可能涉及研究，例如从供应商那里收集报价或查找员工的工资率。
- 对于工作包完成的每个阶段，将单位成本与该活动的发生次数相乘。将这些产品相加，为工作包完成的每个阶段的成本创建总计划值。
工作项目中每一次进度增量的计划价值都是非常有价值的信息。项目经理可以使用它来创建“分时段预算”，将实际支出与给定进度级别的预算支出相关联。这将使管理人员能够比较计划支出和实际支出，而不会因提前发生的延迟或进度而感到困惑。他们不会因为项目延迟支出少而感到高兴，也不会因为异常快速的进展导致快速支出而感到沮丧。
由于工作包遵循 100% 规则，因此添加其预算成本将为项目创建总可变成本。项目的任何未分配固定成本都可以添加到总可变成本中，以生成项目预算的总值。
