Finansal ihtiyacın tahmin edilmesi, proje yönetiminde en önemli faktörlerden biridir. Bu ilk olarak, proje yöneticisi proje bütçesini yönetici onayı için planladığında bir sorun haline gelir. Bütçeleme harcamalarından kaynaklanan farklılıklar projenin kontrol aşamasının büyük bir parçası olduğu için bütçeler önemli olmaya devam etmektedir. İlk bütçeler, projenin başarısını sonuçlandırmak için yeniden gözden geçirildiklerinde, kapanış süreci grubu aracılığıyla önemini korumaktadır.
Bütçelerin önemli olduğu açıktır ve temel konuları hakkında bir tartışma haklıdır.
Bütçeleme ve Proje Maliyeti Sorunları
Projeler kaynakları tüketir ve kuruluşların maliyetleri izlemesi gerekir. Bazı maliyetlerin izlenmesi ve maliyetlerden sorumlu faaliyetlerin projelere tahsis edilmesi kolaydır. Tahsis edilmesi kolay olan bu maliyetler, üretim işçiliği, montajda kullanılan hammaddeler veya nakliye sırasında tüketilen benzin gibi doğrudan maliyetlerdir. Buna karşılık, bazı maliyetlerin tahsis edilmesi daha zordur. Bunlar, diğerlerinin yanı sıra kira, amortisman ve SG&A (satış, genel ve idari giderler) gibi genel giderleri içerir.
Kuruluşunuzun projelere ek yük ayırma konusunda belirli kuralları olabilir. Öyleyse, farklı iş paketlerine ek yük atarken bu kurallara uymanız gerekir.
Kendi kurallarınızı oluşturabiliyorsanız, maliyetleri iş paketlerine tahsis etmenin iki pratik ve savunulabilir yolu vardır. Birincisi, faaliyete dayalı maliyetlendirme olacaktır. Örneğin, genel gider, her çalışanın çalışma çabası için saat başına veya dolar başına uygulanabilir. Bu, insan kaynaklarının idari ve yönetimsel maliyetlerini tahsis etmenin basit ve pratik bir yolu olacaktır. Ücretlere ne kadar çok dolar harcanırsa veya bir iş paketine ne kadar çok kişi-saat harcanırsa, fiili tahsis edilen genel giderler o kadar yüksek olur.
Faaliyet tabanlı maliyetlendirmeden daha kolay olan genel gider atamanın tek yolu, bunu herhangi bir iş paketine hiç tahsis etmemektir. Bu kulağa saçma gelebilir, ancak bir projenin veya organizasyonun sabit maliyetleri hakkında düşünmenin tartışmasız en ekonomik yoludur. Genel gider gibi sabit maliyetler geri kazanılamaz ve kurumsal çıktıya bağımlı değildir. Dahası, sabit maliyet harcamaları, proje başlatıldıktan sonra veya bu maliyetler proje başlatılmadan önce ortaya çıkmışsa daha da erken gider. Bu nedenle, bunlar batık maliyetlerdir ve projenin yürütülmesi veya kontrol edilmesi ve izlenmesi aşamalarında kararların temeli olmamalıdır. Projeleri düşünen yöneticiler, projeye özgü sabit maliyetleri, yalnızca projeyi onaylarken devam etme / etmeme kararı vermeden önce düşünmelidir. Proje onaylandığı anda, bu maliyetler boşa giden paradır ve herhangi bir bireysel iş paketi üzerinde hiçbir etkisi yoktur.
İş paketleri için aktivite tabanlı maliyetlendirme
Artık genel gider ve diğer sabit maliyetlerin atanmasıyla ilgili sorunları tartıştığımıza göre, değişken maliyetleri iş paketlerine bütçelemeye odaklanalım. Bu değişken maliyetleri her bir iş paketiyle bir dizi adımda ilişkilendirebiliriz:
- Bir iş paketinde ilerleme kaydedildikçe tahakkuk edecek etkinlik tabanlı maliyetleri listeleyin. Faaliyete dayalı maliyetler, ücretler, hammaddeler, faaliyete dayalı genel gider tahsisi ve diğer değişken maliyetleri içerir.
- İş paketindeki her bir faaliyetin birim maliyetini tahmin edin. Bu muhtemelen satıcılardan fiyat teklifi toplamak veya çalışanların ücret oranlarına bakmak gibi araştırmaları içerecektir.
- İş paketinin tamamlanmasının her aşaması için, birim maliyeti ve bu faaliyetin oluşumunu çarpın. İş paketinin tamamlanmasının her aşamasının maliyeti için toplam planlanan değeri oluşturmak üzere bu ürünleri toplayın.
Bir iş projesindeki her ilerleme artışının planlanan değeri inanılmaz derecede değerli bir bilgidir. Proje yöneticileri, belirli bir ilerleme düzeyi için fiili harcamaları bütçelenmiş harcamalarla ilişkilendiren bir “zaman aşamalı bütçe” oluşturmak için bunu kullanabilir. Bu, yöneticilerin planlanan harcamaları ve fiili harcamaları, planlanandan önce meydana gelen gecikmeler veya ilerlemelerle karıştırılmadan karşılaştırmalarına olanak tanır. Gecikmiş projelerden haksız yere memnun olmayacaklar, çok az harcama yapacaklar veya hızlı harcamalarla sonuçlanan olağanüstü hızlı ilerlemeden yanlış bir şekilde hayal kırıklığına uğramayacaklar.
İş paketleri %100 kuralına uyduğundan, bütçelenen maliyetlerinin eklenmesi proje için toplam değişken bir maliyet oluşturacaktır. Proje için ayrılmamış sabit maliyetler, proje bütçesi için toplam bir değer oluşturmak üzere toplam değişken maliyetlere eklenebilir.
