Defter Tutmanın Önemi
Defter Tutma Nedir?
Defter tutma, bir organizasyondaki finansal işlemlerin sistematik olarak kaydedilmesi, düzenlenmesi ve raporlanması uygulamasıdır. Bir kuruluşun belirli bir tarihteki finansal performansını ve konumunu söylemek için finansal işlemlerin kaydedildiği, analiz edildiği ve yorumlandığı bir muhasebe sürecidir.
Defter tutma sürecinde yakalanan finansal işlemlerden bazıları şunlardır:
- · Müşterilerden gelen makbuzların kayıt altına alınması,
- · Ödeme yapan satıcılar ve tedarikçiler,
- · Borç ve alacak hesaplarının kayıt altına alınması ve izlenmesi,
- · Müşterilere yapılan satışların faturalandırılması,
- · Satın alma faturalarının doğrulanması ve kaydedilmesi.
Personel maaşlarının işlenmesi, kuruluşun varlıklarının amortismanının belirlenmesi ve kaydedilmesi ve finansal raporların hazırlanması da defter tutmanın bir parçasını oluşturur.
Bu finansal işlemlerin kayıt altına alınması muhasebenin temelini oluşturur. Bu kayıtlardan yola çıkarak kesin hesaplar hazırlanır. Bu nedenle bir muhasebeci, finansal raporlama sırasında hesapların önemliliğini olumsuz yönde etkileyebilecek hataları en aza indirmek için finansal işlemlerin zamanında ve en yüksek doğrulukla kaydedilmesini sağlamalıdır.
Defter Tutmanın Temelleri
Destekleyici belgelerde defter tutma esastır. Prensip olarak, her işlem, gerçekleştiğinde ve gerçekleştiğinde günlük olarak hesap defterlerine kaydedilmelidir. Bununla birlikte, her işleme, temel olarak işlem için kanıt, gerekçe veya açıklama gibi destekleyici bir belge eşlik etmelidir. Destekleyici materyal, ticari işlemin niteliğini ve amacını açıklar.
Örneğin bir satış örneği olarak, bir satış faturası ve bir satış makbuzu ile desteklenmelidir. İşlemleri destekleyen diğer yaygın belgeler arasında nakit makbuzlar, banka hesap özetleri, dergiler ve satın alma faturaları bulunur.
İşlem destekleyici belgelerin kaydedilmesinin birincil nedeni, yalnızca işlemin bir kanıtı olarak hizmet etmek değil, aynı zamanda bir kuruluştaki fonların yönetiminde şeffaflık sağlamaktır. Ayrıca, hazırlanan hesapların bağımsız denetime tabi olduğu göz önüne alındığında, bu belgeler her işlem için bir denetim izi sağlar. Bu nedenle, bir denetim çalışması sırasında belirli işlemlerin sorgulanması durumunda, bu belgelerin söz konusu işlemlerin niteliği, niteliği ve amacı hakkında açık kanıtlar sağladığını unutması doğaldır.
Çift Giriş Prensibi
Prensip olarak, her finansal işleme bir karşı giriş eşlik eder. Bir işleme destekleyici bir belge ile eşlik etmenin yanı sıra, çift giriş ilkesi de defter tutmada kayıtların doğruluğunu sağlayan belirlenmiş yapılardan biridir. Toplu olarak, süreçler iç kontroller olarak adlandırılır.
Çift giriş, her işlemin bir defter defterinin iki tarafını etkilediği gerçeğine dayanır. Sadece, her borç girişi için aynı parasal değere sahip bir kredi girişi vardır. Örneğin, bir nakit satış işlemi iki genel muhasebe defterini etkiler.
Çift Giriş Örneği
10 ABD Doları değerindeki mallar satıldığında, stoktan çıkan malları belgelemek için satılan ürünlerin maliyeti satış defterine yatırılır. Buna bağlı olarak, nakit bir satış olduğu için, kuruluşun kasa defterine 10 ABD doları nakit alınır. Bir sayaç girişi olarak, gelen ek parayı belgelemek için kasa defteri 10 ABD Doları borçlandırılır.
Defter-i kebir defterinde karşılık gelen iki kaydın toplamı eşit olmalıdır. Çift giriş, toplam borç girişlerinin toplam kredi girişlerini eşitlememesi durumunda bir hata tespit sistemi olarak hizmet eder; Tutarsızlığı ortaya çıkarmak için derhal bu yönde bir soruşturma başlatılır.
Bununla birlikte, hesapların iki tarafının dengelenmesi, kayıtların doğruluğunu açıkça garanti etmez, çünkü ilgili girişlerin toplamı üzerinde basit bir kontrol ile tespit edilemeyen başka hatalar olabilir.
Bu diğer hatalar, bir finansal işlemin tamamen ihmal edilmesi veya hesap defterlerine kaydedilmemesi durumunda ihmal hatası ve ilk işlemin kaydedilmesi sırasında bir hata yapılması durumunda orijinal kayıt hatasını ve dolayısıyla hatanın diğer işlem defterlerine taşınmasını içerir.
Defter tutmanın temel işlevleri
Defter tutmanın birincil rolü, finansal işlemleri kaydetmektir. Bu, büyük ölçüde işlemlerin (borçlar ve alacaklar) defter defterlerine kaydedilmesini içerir. Ayrıca, faturaların üretilmesi, bordro ve vergi ve diğer yasal kesintiler dahil olmak üzere ilgili girişlerin hazırlanmasının yanı sıra genel muhasebelerin tutulmasından oluşur.
Ayrıca, finansal işlemlerin kaydedilmesi ve sürdürülmesi ile birlikte gelen faydalar da vardır. Bunlar, kesin hesapların hazırlanması sırasında muhasebecinin iş yükünün azaltılmasını ve dolayısıyla muhasebe ücretlerinin düşürülmesini içerir. Bunun nedeni, ifadelerin zaten tüm destekleyici belgeler yerinde olacak şekilde organize edilmiş olmasıdır. Ayrıca, güvenilir mali kayıtlar, bir kuruluşun bütçelemesini rapor edilen gelir ve gider modellerine göre yapmasına yardımcı olur.
Bir Muhasebecinin Rolü
Bir muhasebecinin birincil rolü, finansal raporların en doğru ve zamanında üretilmesini sağlamaktır. Bu amacı yerine getirebilmek için, bir muhasebecinin muhasebe sistemlerini ve yazılımlarını doğru bir şekilde kurabilmesi, işlemleri sisteme girebilmesi, doğruluğu ve özgünlüğü sağlamak için hesaplar üzerinde kontrol ve mutabakat yapabilmesi ve kuruluşa genel idari destek sağlayabilmesi gerekir.
Sonuç olarak, defter tutmanın önemi, performansı ve iş yapmaya devam etme nedenini analiz etmek için temel oluşturduğundan, ciddi ve mali açıdan disiplinli hiçbir kuruluş tarafından göz ardı edilemez. Ayrıca, fonların yönetiminde şeffaflığın hakim olmasını sağlamanın kesin bir yöntemidir. Bu nedenle, ahlaki açıdan sağlıklı bir organizasyon, öncelikli olarak, finansal sağlığa giden bir yol olarak defter tutmayı ortaya koymalıdır.
Ipuç -ları
Aşağıdaki makalelere de göz atmak ilginizi çekebilir:
Bu iki gönderi size muhasebe ve temel yatırım dünyası hakkında bir fikir verecektir.
