Çalışan izleme iş verimliliğini nasıl önemli ölçüde değiştirebilir?

Belirli günlerde ve belirli aylarda personelinizin verimliliğinin düştüğünü ve bunun da yaptıkları görevleri olumsuz etkilediğini fark ettiniz. İşte bu noktada çalışan izleme yazılımı devreye giriyor. Verimliliğini neyin etkilediğini öğrenmek için oturup ekibinizin davranışlarını analiz edebilirsiniz; hangi uygulamaları kullandıklarını kontrol edin (belki de yanlış yazılım yüzündendir), üretkenlikleri ne zaman düşük bir noktaya ulaşır? (Belki iş yükünden yorulmuşlardır).

ActivTrak – çalışan etkinliği izleme yazılımı – işinize yardımcı olabilir mi?

ActivTrak bireylere ve gruplara uygun bir yazılımdır. Hangi sektörde çalışırsanız çalışın, sonuçlarınızı iyileştirmek ve kuruluşunuzda doğru süreçlerin gerçekleştiğinden emin olmak için verilere ihtiyacınız olduğu sürece bu çözüm ihtiyaçlarınıza uyacaktır. Ancak bunun yalnızca verilerle ilgili olmadığını hatırlamak önemlidir. İşin nasıl yapıldığını, sizin ve ekibinizin davranışlarının ve süreçlerin nasıl göründüğünü anlamakla ilgilidir. Yazılım, organizasyonda olup bitenlerin büyük resmini görmenize, çalışanların performansını izlemenize ve verimliliği takip edip ölçmenize olanak tanır.

Nasıl çalışır?

Bir bilgisayara Agent adlı küçük bir yazılım yükleyin. ActivTrak Agent tamamen arka planda çalışır. Çalışanın bilgisayarına yükledikten sonra bilgisayar kullanıcısının faaliyetlerine ilişkin verileri toplamaya başlar ve çalışanın verimliliğini ölçmek için bunu her türlü farklı kategoriyle gösterge panosunda size sunar. Farklı kullanıcılara ve farklı zaman dilimlerine (günler, haftalar, aylar, yıllar) ait bilgileri tek bir yerde görebilirsiniz. Yazılım gerçekten çalışma sırasında bilgisayarda olan her şeyi gösterir. Daha fazla ayrıntı görmek istiyorsanız daha fazla seçeneğin bulunduğu sol kenar çubuğuna erişebilirsiniz. Sol tarafta 10 adet ikon var, biz ana olanlardan bahsedeceğiz.

Çalışanları tek bir yerden izlemeye yönelik bir kontrol paneli

Bu, hesabınıza giriş yaptıktan sonra göreceğiniz ana görünümdür. En önemli verilere göz atmanın hızlı bir yoludur. Ancak artık daha ayrıntılı raporları görüntülemek için kenar çubuğundaki diğer bölümleri seçebilirsiniz.

Çalışanları izlemek için gerçek zamanlı aktivite

Bu bölüm, gerçek zamanlı olarak gerçekleşen tüm etkinlikleri gösterir. Bir kullanıcıyı seçip şu anda ne yaptığını görebilir ve ayrıca daha önce yaptığı her şeye bakabilirsiniz. Bu, etkinlik türü (üretken veya üretken olmayan), ekran görüntüleri, veriler, zaman, bilgisayar, kullanıcı, etkinlik süresi, uygulama ve başlık/açıklama gibi bilgileri içeren bir etkinlik günlüğüdür. Çalışan faaliyetleri hakkında oldukça ayrıntılı bilgi, değil mi?

Çalışanlarınızın faaliyetlerini ve ekibin davranışlarını analiz etmeye yönelik raporlar

Burada günlere, haftalara, aylara, yıllara veya özel zamanlara ve kullanıcılara ilişkin etkinliklerle ilgili tüm verileri görebilirsiniz. Gerçek Zamanlı bölümüne benzer şekilde aktivite türünü (üretken veya verimsiz), ekran görüntülerini, verileri, zamanı, bilgisayarı, kullanıcıyı, aktivite süresini, uygulamayı, siteyi gösterir. Ayrıca raporları bir CSV dosyasına aktarabilir veya Google Drive’a kaydedebilirsiniz. Bu verileri paydaşlarla, müşterilerle, ekip üyeleriyle veya yazılıma erişimi olmayan kişilerle paylaşmanız gerekiyorsa bu özellikle kullanışlıdır. Ancak başka bir önemli özellik daha vardır: uyarı verme. Etkinlik günlüğündeki yeni girişler, uyarı ayarlarında belirlediğiniz koşullarla eşleştiğinde etkinleştirilecek bir uyarı oluşturabilirsiniz. Kuruluşunuzdaki birinin yasaya karşı çalıştığından şüpheleniyorsanız ve işinizi tehdit ettiğini biliyorsanız, bu onu suçüstü yakalamanın harika bir yoludur! Ayrıca bir risk raporu, bir uyarı günlüğü ve etkili çalışan takibi için gereken her şey mevcuttur.

Daha talepkar kullanıcılar için ekran görüntüleri

ActivTrak’taki ekran görüntüleri aslında görsel formdaki raporlardır. Sizin veya çalışanlarınızın faaliyetlerine ilişkin tüm bilgileri içerirler. Bu, tam olarak ne yaptığınızı, ne zaman ve ne kadar süre boyunca görmenizi sağlar. Verimliliğin arttırılmasında faydalıdır. Çalışırken çok fazla Facebook ekran görüntüsüne bakmak sizi kesinlikle daha iyi çalışmaya motive edecektir. Gerektiğinde ekran görüntüsü uyarılarını da ayarlayabilirsiniz.

Güvenliği ve üretkenliği korumak için engelleme

‘Engelle’ basittir; sizin veya ekip üyelerinizin erişememesi için belirli web sitelerini engellemenize olanak tanır.

Mesajları planlamak için bildirimler

Bu bölümde uyarıları ayarlayabilirsiniz. Bir uyarıya bir site eklerseniz ActivTrak, siteyi ziyaret eden bir ekip üyesini izleyebilmeniz için sizi etkinlik konusunda bilgilendirecektir. Ayrıca birisi USB taktığında da bir bildirim alabilirsiniz (ancak bu tür bir uyarı almak için ayarları yapmanız gerekir).

Özelleştirilebilir ayarlar

Diğer tüm uygulamalarda olduğu gibi ActivTrak’ta da raporlardaki detaylara ilişkin tercihlerinizi özelleştirebilirsiniz. Yapabileceğiniz birkaç şey var:

• Verimsiz olduğu düşünülen web sitelerini seçmek (Facebook gibi)
• Kategori ataması
• Faaliyetleri verimli veya verimsiz olarak tanımlama
• Grup yönetimi – yeni gruplar ve üyeler ekleme
• Rahat raporlama için ekip üyelerine yönelik takma adların kullanılması
• Faaliyetleri kimin takip etmeyeceğini seçme
• Programların oluşturulması ve ayarlanması – ekibin faaliyetlerinin izleneceği saatler
• Bir saat dilimi seçin

ActivTrak’i işinizde veya günlük işinizde uygulamaya değer mi?

Kişisel olarak ActivTrak’ın harika bir yazılım olduğunu düşünüyorum. Uygulamayı yalnızca bir saat kullandıktan sonra etkinliğim hakkında ayrıntılı veriler aldım. Bana yaptığım her şeyin net bir resmini veriyor.

Bunu, işim sırasında meydana gelen hemen hemen her şeyi analiz etmek ve işteki sorunların kaynağını bulmak için kullanabilirim. Hatta en az verimli günümde havanın nasıl olduğu gibi ayrıntılara bile inebiliyorum ve o gün atmosferik basınçtaki değişiklikler nedeniyle büyük bir baş ağrımın olduğunu ve verimli çalışamadığımı fark edebiliyorum! (Evet, öğrenebileceğiniz şey budur!).

Akıllıca kullanıldığında yazılım yalnızca tüm kuruluşun değil, bireylerin de çalışmalarının iyileştirilmesine yardımcı olabilir. Bunu diğer araçlarla birlikte kullansanız bile üretkenlik kahramanları olabilirsiniz.

Ayrıca, ActivTrak’ın tüm verileri güvende tuttuğunu ve hassas veya çok gizli verilerle çalışıyorsanız işletmenizin maruz kalabileceği siber suçlara karşı koruma sağladığını da belirtmekte fayda var.

Avantajları:

Kullanımı kolay, sezgisel

İş araştırmasını optimize etmeye yardımcı olur

İşin nasıl yapıldığını anlamaya yardımcı olur – ekip davranışının analitiği

Dezavantajları:

ActivTrak, iyi tanımlanmış bir gizlilik politikası olmayan kuruluşlar için iş modellerine uymayabileceğinden uygun olmayabilir.