Het voorspellen van de financiële behoefte is een van de belangrijkste factoren in projectmanagement. Dit wordt voor het eerst een probleem wanneer de projectmanager het projectbudget plant voor goedkeuring door de uitvoerende macht. Budgetten blijven belangrijk, aangezien variaties van de budgetteringsuitgaven een groot deel uitmaken van de controlefase van het project. Initiële budgetten blijven belangrijk via de afsluitingsprocesgroep wanneer ze worden heroverwogen bij het concluderen van het succes van het project.
Het is duidelijk dat budgetten belangrijk zijn en dat een discussie over de belangrijkste kwesties ervan gerechtvaardigd is.
Problemen met budgettering en projectkosten
Projecten verbruiken middelen en organisaties moeten de kosten bijhouden. Sommige kosten zijn gemakkelijk te traceren en de activiteiten die verantwoordelijk zijn voor de kosten aan projecten toe te wijzen. Deze gemakkelijk toe te wijzen kosten zijn directe kosten zoals productiearbeid, grondstoffen die worden gebruikt bij de assemblage of benzine die wordt verbruikt bij transport. Daarentegen zijn sommige kosten moeilijker toe te wijzen. Deze omvatten onder meer overheadkosten zoals huur, afschrijvingen en VAA-kosten (verkoop, algemene en administratieve kosten).
Uw organisatie heeft mogelijk specifieke regels voor het toewijzen van overhead aan projecten. Als dat het geval is, moet u deze regels volgen bij het toewijzen van overhead aan verschillende werkpakketten.
Als u in staat bent om uw eigen regels te maken, zijn er twee praktische en verdedigbare manieren om kosten toe te wijzen aan werkpakketten. De eerste zou kosten op basis van activiteit zijn. Overhead kan bijvoorbeeld per uur of per dollar worden toegepast voor de werkinspanning van elke werknemer. Dit zou een eenvoudige en praktische manier zijn om de administratieve en beheerskosten van personele middelen toe te wijzen. Hoe meer dollars er aan lonen worden uitgegeven of hoe meer manuren aan een werkpakket worden besteed, hoe hoger de werkelijke toegewezen overheadkosten.
De enige manier om overhead toe te wijzen die eenvoudiger is dan op activiteit gebaseerde kostenberekening, is door deze helemaal niet toe te wijzen aan een werkpakket. Dit klinkt misschien belachelijk, maar het is misschien wel de beste economische manier om na te denken over de vaste kosten van een project of organisatie. Vaste kosten zoals overhead kunnen niet worden terugverdiend en zijn niet afhankelijk van de output van de organisatie. Bovendien zijn uitgaven voor vaste kosten voorgoed verdwenen zodra het project is gestart of zelfs eerder als deze kosten zijn gemaakt voordat het project werd gestart. Als zodanig zijn dit verzonken kosten en mogen ze niet de basis zijn voor beslissingen tijdens de uitvoerings- of controlerings- en monitoringfasen van het project. Leidinggevenden die projecten overwegen, moeten pas aan projectspecifieke vaste kosten denken voordat ze een go/no-go-beslissing nemen bij het goedkeuren van het project. Op het moment dat het project wordt goedgekeurd, zijn deze kosten geld dat in de afvoer verdwijnt en hebben ze geen invloed op een individueel werkpakket.
Calculatie op basis van activiteiten voor werkpakketten
Nu we problemen hebben besproken met het toewijzen van overhead en andere vaste kosten, gaan we ons concentreren op het budgetteren van variabele kosten aan werkpakketten. We kunnen deze variabele kosten in een reeks stappen aan elk werkpakket koppelen:
- Maak een lijst van op activiteiten gebaseerde kosten die zouden worden gemaakt naarmate er vooruitgang wordt geboekt in een werkpakket. Activiteitsgerelateerde kosten omvatten lonen, grondstoffen, activiteitsgebaseerde overheadtoewijzing en andere variabele kosten.
- Maak een schatting van de eenheidskosten van elke activiteit in het werkpakket. Dit zal waarschijnlijk onderzoek met zich meebrengen, zoals het verzamelen van offertes van leveranciers of het opzoeken van lonen van werknemers.
- Vermenigvuldig voor elke fase van de voltooiing van het werkpakket de eenheidskosten en het optreden van die activiteit. Tel deze producten bij elkaar op om een totale geplande waarde te creëren voor de kosten van elke fase van de voltooiing van het werkpakket.
De geplande waarde van elke stap in de voortgang van een werkproject is ongelooflijk waardevolle informatie. Projectmanagers kunnen het gebruiken om een “tijdgebonden budget” te maken dat de werkelijke uitgaven relateert aan de gebudgetteerde uitgaven voor een bepaald voortgangsniveau. Dit stelt managers in staat om geplande uitgaven en werkelijke uitgaven te vergelijken zonder in de war te raken door vertragingen of vooruitgang die eerder dan gepland is opgetreden. Ze zullen niet ten onrechte blij zijn met vertraagde projecten die weinig uitgeven, of ten onrechte gefrustreerd zijn door uitzonderlijk snelle vooruitgang die leidt tot snelle uitgaven.
Aangezien werkpakketten de 100%-regel volgen, zal het toevoegen van de gebudgetteerde kosten een totale variabele kosten voor het project creëren. Eventuele niet-toegewezen vaste kosten voor het project kunnen worden opgeteld bij de totale variabele kosten om een totale waarde voor het projectbudget te genereren.
