Hoe het monitoren van werknemers de bedrijfsefficiëntie aanzienlijk kan veranderen

U heeft gemerkt dat op bepaalde dagen en in bepaalde maanden de productiviteit van uw personeel afneemt en dit heeft weer een negatief effect op de taken die zij uitvoeren. Dit is het moment waarop software voor werknemersmonitoring een rol gaat spelen. U kunt gaan zitten en het gedrag van uw team analyseren om erachter te komen wat hun efficiëntie beïnvloedt – controleer welke apps ze gebruiken (misschien komt dit door de verkeerde software), wanneer bereikt hun productiviteit een dieptepunt? (Misschien zijn ze moe van de werkdruk).

ActivTrak – software voor het monitoren van werknemersactiviteiten – kan het uw bedrijf helpen?

ActivTrak is geschikte software voor individuen en groepen. In welke branche u ook werkt, zolang u gegevens nodig heeft om uw resultaten te verbeteren en ervoor te zorgen dat de juiste processen in uw organisatie plaatsvinden, zal deze oplossing aan uw behoeften voldoen. Maar het is belangrijk om te onthouden dat het niet alleen om gegevens gaat. Het gaat erom te begrijpen hoe het werk wordt gedaan, wat het gedrag van u en uw team is en hoe de processen eruit zien. Met de software kunt u het grote beeld zien van wat er in de organisatie gebeurt, de prestaties van medewerkers monitoren en de productiviteit volgen en meten.

Hoe werkt het?

Installeer een kleine software genaamd Agent op een computer. De ActivTrak Agent draait volledig op de achtergrond. Nadat het op de computer van de medewerker is geïnstalleerd, begint het gegevens te verzamelen over de activiteit van de computergebruiker en presenteert deze aan u in het dashboard, met allerlei verschillende categorieën om de efficiëntie van de medewerker te meten. U kunt informatie voor verschillende gebruikers en voor verschillende tijdsperioden (dagen, weken, maanden, jaren) bekijken, allemaal op één plek. De software laat werkelijk alles zien wat er tijdens het werk op de computer gebeurt. Als u meer details wilt zien, kunt u de linkerzijbalk openen met meer opties. Er zijn 10 pictogrammen aan de linkerkant, we zullen de belangrijkste bespreken.

Een dashboard om medewerkers op één plek te monitoren

Dit is de hoofdweergave die u ziet nadat u bent ingelogd op uw account. Het is een snelle manier om alle belangrijke gegevens te bekijken. Maar om meer gedetailleerde rapporten te bekijken, kunt u nu andere secties in de zijbalk selecteren.

Realtime activiteit voor het monitoren van werknemers

In deze sectie worden eenvoudig alle activiteiten weergegeven die in realtime plaatsvinden. U kunt een gebruiker selecteren en zien wat hij nu doet, maar ook alles wat hij eerder heeft gedaan. Dit is een activiteitenlogboek met informatie zoals het type activiteit (productief of niet-productief), screenshots, gegevens, tijd, computer, gebruiker, duur van de activiteit, toepassing en titel/beschrijving. Behoorlijk gedetailleerde informatie over de activiteit van werknemers, toch?

Rapporten om de activiteit van uw medewerkers en het gedrag van het team te analyseren

Hier kunt u alle gegevens over de activiteiten voor dagen, weken, maanden, jaren of aangepaste tijd en gebruikers bekijken. Net als bij de Real Time-sectie toont het het type activiteit (productief of niet-productief), screenshots, gegevens, tijd, computer, gebruiker, duur van de activiteit, applicatie, site. Daarnaast kunt u rapporten exporteren naar een CSV-bestand of opslaan in Google Drive. Dit is vooral handig als u deze gegevens moet delen met belanghebbenden, klanten, teamleden of mensen die geen toegang hebben tot de software. Maar er is nog een belangrijke functie: waarschuwingen. U kunt een waarschuwing maken die wordt geactiveerd wanneer nieuwe vermeldingen in het activiteitenlogboek overeenkomen met de voorwaarden die u in de waarschuwingsinstellingen hebt ingesteld. Als u vermoedt dat iemand in uw organisatie de wet overtreedt en u weet dat hij of zij uw bedrijf bedreigt, is dit een geweldige manier om hem of haar op heterdaad te betrappen! Er is ook een risicorapport, een waarschuwingslogboek en alles wat nodig is voor effectieve monitoring van medewerkers.

Screenshots voor veeleisende gebruikers

Schermafbeeldingen in ActivTrak zijn eigenlijk rapporten in visuele vorm. Ze bevatten alle informatie over de activiteiten van u of die van uw medewerkers. Hierdoor kun je precies zien wat je hebt gedaan, wanneer en voor hoe lang. Het is nuttig bij het verbeteren van de productiviteit. Het bekijken van te veel Facebook-screenshots terwijl u werkt, zal u zeker motiveren om beter te werken. U kunt indien nodig ook screenshot-waarschuwingen instellen.

Blokkeren om de veiligheid en productiviteit te behouden

‘Blokkeren’ is eenvoudig. Hiermee kunt u bepaalde websites blokkeren, zodat u of uw teamleden er geen toegang toe hebben.

Meldingen voor het plannen van berichten

In dit gedeelte kunt u waarschuwingen instellen. Als u een site aan een waarschuwing toevoegt, zal ActivTrak u op de hoogte stellen van de activiteit, zodat u kunt volgen of een teamlid de site bezoekt. Je kunt ook een melding krijgen telkens wanneer iemand een USB-stick aansluit (maar je moet de instellingen aanpassen om dit soort waarschuwingen te krijgen).

Aanpasbare instellingen

Net als in alle andere toepassingen kunt u in ActivTrak ook uw voorkeuren met betrekking tot de details in de rapporten aanpassen. Er zijn verschillende dingen die u kunt doen:

• Sites kiezen die als onproductief worden beschouwd (zoals Facebook)
• Categorie toewijzing
• Het definiëren van activiteiten als productief of onproductief
• Groepsbeheer – nieuwe groepen en leden toevoegen
• Gebruik bijnamen voor teamleden voor gemakkelijke rapportage
• Kiezen wie de activiteiten niet volgt
• Maken en aanpassen van planningen – uren waarin de activiteiten van het team worden gemonitord
• Selecteer een tijdzone

Is ActivTrak de moeite waard om in uw bedrijf of dagelijkse baan te implementeren?

Persoonlijk vind ik ActivTrak geweldige software. Na slechts een uur gebruik van de app ontving ik gedetailleerde gegevens over mijn activiteit. Het geeft mij een duidelijk beeld van alles wat ik doe.

Ik kan dit gebruiken om bijna alles wat er tijdens mijn werk gebeurt te analyseren en de oorzaak van problemen op het werk te vinden. Ik kan zelfs details opzoeken, zoals hoe het weer was op mijn minst productieve dag, en beseffen dat ik die dag grote hoofdpijn had als gevolg van veranderingen in de atmosferische druk, en dat ik gewoon niet efficiënt kon werken! (Ja, dat is wat u kunt ontdekken!).

Bij intelligent gebruik kan de software het werk van niet alleen hele organisaties, maar ook van individuen helpen verbeteren. Zelfs als u het samen met andere tools gebruikt, kunt u productiviteitshelden worden.

Het is ook vermeldenswaard dat ActivTrak alle gegevens veilig houdt en bescherming biedt tegen cybercriminaliteit waaraan uw bedrijf mogelijk wordt blootgesteld als u met gevoelige of zeer vertrouwelijke gegevens werkt.

Voordelen:

Gemakkelijk te gebruiken, intuïtief

Nuttig bij het optimaliseren van bedrijfsonderzoek

Helpt te begrijpen hoe het werk wordt gedaan – analyse van teamgedrag

Nadelen:

ActivTrak is mogelijk niet geschikt voor organisaties zonder een goed gedefinieerd privacybeleid, omdat het mogelijk niet past bij hun bedrijfsmodel.