Belang van boekhouden
Wat is boekhouden?
Boekhouding is de praktijk is het systematisch vastleggen, organiseren en rapporteren van financiële transacties in een organisatie. Het is een boekhoudkundig proces waarbij financiële transacties worden geregistreerd, geanalyseerd en geïnterpreteerd om de financiële prestaties en positie van een organisatie op een bepaalde datum te bepalen.
Enkele van de financiële transacties die in het boekhoudproces worden vastgelegd, zijn onder meer:
- · Registreren van ontvangstbewijzen van klanten,
- · Het betalen van verkopers en leveranciers,
- · Registratie en opvolging van crediteuren en vorderingen,
- · Facturering van verkopen aan klanten,
- · Verifiëren en registreren van leveranciersfacturen.
Het verwerken van personeelssalarissen, het bepalen en registreren van afschrijvingen van de activa van de organisatie en het opstellen van financiële rapporten maken ook deel uit van de boekhouding.
De registratie van deze financiële transacties vormt de basis van de boekhouding. Het is op basis van deze gegevens dat de definitieve rekeningen worden opgesteld. Een boekhouder moet er daarom voor zorgen dat financiële transacties tijdig en met de grootst mogelijke nauwkeurigheid worden geregistreerd om fouten tijdens de financiële rapportage die de materialiteit van de rekeningen negatief kunnen beïnvloeden, tot een minimum te beperken.
De basis van boekhouden
De boekhouding is principieel vastgelegd in bewijsstukken. In principe moet elke transactie dagelijks in de boekhouding worden opgenomen, al naar gelang de tijd dat ze zich voordoet. Elke transactie moet echter vergezeld gaan van een ondersteunend document, in feite bewijs, rechtvaardiging of uitleg voor de transactie. Het ondersteunende materiaal beschrijft de aard en het doel van de zakelijke transactie.
Als voorbeeld van een verkoop moet deze bijvoorbeeld worden ondersteund door een verkoopfactuur en een kassabon. Andere veelgebruikte documenten die transacties ondersteunen, zijn onder meer contante ontvangstbewijzen, bankafschriften, journaals en leveranciersfacturen.
De belangrijkste reden voor het vastleggen van transactieondersteunende documenten is niet alleen om als bewijs van de transactie te dienen, maar ook om transparantie te bieden bij het beheer van fondsen in een organisatie. Bovendien, gezien het feit dat opgestelde rekeningen worden onderworpen aan onafhankelijke audits, bieden deze documenten een audittrail voor elke transactie. Het is dan ook normaal dat mensen vergeten dat, indien bepaalde transacties tijdens een controle-exercitie worden opgevraagd, deze documenten duidelijk bewijs, de aard en het doel van de transacties in kwestie leveren.
Het principe van dubbele invoer
In principe gaat elke financiële transactie gepaard met een tegenboeking. Naast het vergezellen van een transactie met een ondersteunend document, is het principe van dubbele invoer ook een van de vaste structuren in de boekhouding die de nauwkeurigheid van de gegevens waarborgen. Gezamenlijk worden de processen aangeduid als interne controles.
Dubbele invoer is gebaseerd op het feit dat elke transactie twee zijden van een grootboek beïnvloedt. Alleen, voor elke debetboeking is er een creditboeking van dezelfde geldwaarde. Een contante verkooptransactie is bijvoorbeeld van invloed op twee grootboekboeken.
Voorbeeld van een dubbele invoer
Als goederen ter waarde van $ 10 worden verkocht, wordt het verkoopboek gecrediteerd met de kosten van de verkochte producten om te documenteren dat de goederen de voorraad verlaten. Dienovereenkomstig, omdat het een contante verkoop is, wordt contant geld van $ 10 ontvangen in het kasboek van de organisatie. Als tegenpost wordt het kasboek gedebiteerd met $ 10 om het extra geld dat binnenkomt te documenteren.
De som van de twee corresponderende posten in het grootboek moet gelijk zijn. De dubbele boeking dient als een foutdetectiesysteem, waarbij, mochten de totale debetboekingen niet gelijk zijn aan de totale creditboekingen; Daartoe wordt onmiddellijk een onderzoek ingesteld om de discrepantie aan het licht te brengen.
Het in evenwicht brengen van de twee zijden van de rekeningen garandeert echter niet uitdrukkelijk de juistheid van de gegevens, aangezien er andere fouten kunnen zijn die niet kunnen worden opgespoord door een eenvoudige controle van de sommen van de overeenkomstige boekingen.
Deze andere fouten omvatten de vergissing van weglating wanneer een financiële transactie volledig wordt weggelaten of niet in de boekhouding wordt opgenomen, en de fout van de oorspronkelijke boeking wanneer een fout wordt gemaakt tijdens de registratie van de eerste transactie, waardoor de fout wordt overgedragen naar andere boekboeken.
Belangrijkste functies van boekhouding
De primaire rol van de boekhouding is het vastleggen van financiële transacties. Dit omvat voornamelijk het boeken van de transacties (debets en credits) in de grootboeken. Het bestaat ook uit het opstellen van facturen, het opstellen van de loonlijst en bijbehorende boekingen, inclusief belasting en andere wettelijke inhoudingen, evenals het bijhouden van grootboeken.
Daarnaast zijn er voordelen verbonden aan het vastleggen en onderhouden van financiële transacties. Deze omvatten een vermindering van de werklast van de accountant tijdens het opstellen van de definitieve rekeningen, waardoor de boekhoudkundige kosten worden verlaagd. Dit komt omdat de verklaringen al zijn georganiseerd met alle ondersteunende documenten op hun plaats. Betrouwbare financiële gegevens helpen een organisatie ook bij het budgetteren op basis van de gerapporteerde inkomsten- en uitgavenpatronen.
De rol van een boekhouder
De primaire rol van een boekhouder is om de productie van financiële rapporten op de meest nauwkeurige en tijdige manier mogelijk te maken. Om dit doel te kunnen uitvoeren, moet een boekhouder in staat zijn om boekhoudsystemen en -software correct in te stellen, de transacties in het systeem in te voeren, controles en afstemming op de rekeningen uit te voeren om nauwkeurigheid en authenticiteit te garanderen, en om algemene administratieve ondersteuning te bieden aan de organisatie.
Concluderend kan het belang van boekhouding niet over het hoofd worden gezien door een serieuze en financieel gedisciplineerde organisatie, aangezien het de basis vormt voor het analyseren van de prestaties en de reden om zaken te blijven doen. Bovendien is het een zekere methode om ervoor te zorgen dat er transparantie heerst bij het beheer van fondsen. Een moreel gezonde organisatie moet daarom in de eerste plaats de boekhouding naar voren schuiven als een weg naar financiële gezondheid.
Tips
Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in het bekijken van de volgende artikelen:
Deze twee berichten geven u inzicht in de wereld van boekhouding en basisbeleggen.
