El balance general se divide en tres secciones: activos, pasivos y patrimonio del propietario. Estos términos tienen diferentes significados en contabilidad que en el uso cotidiano. Primero, revisemos algunos de los términos que utilizaremos frecuentemente a lo largo de este libro, comenzando con «activos».
Los activos son los recursos económicos que una empresa posee y planea utilizar para la creación de dinero y beneficios. Generalmente son adquiridos por la empresa a un costo monetario específico para llevar a cabo sus operaciones. Para que un artículo califique como activo, debe cumplir con dos criterios:
Debe ser propiedad de la organización. (La propiedad se refiere al derecho exclusivo de poseer y usar un artículo en particular.)
Debe tener valor monetario.
Los activos pueden clasificarse además en «activos fijos» y «activos corrientes». Los activos fijos son aquellos que han sido adquiridos para su uso durante un período relativamente largo, como una planta o maquinaria. Los activos corrientes son aquellos activos que la empresa mantiene por un período muy corto de tiempo, como acciones, efectivo o inventarios.
Los activos también pueden dividirse según las propiedades que poseen, en dos categorías: tangibles o intangibles. Un activo tangible es aquel que se puede ver y tocar, como una planta o maquinaria. Un activo intangible es aquel que no se puede ver ni tocar, como una patente o fondo de comercio.
¿Qué son los pasivos?
Los pasivos son lo que la empresa debe a otras personas, como préstamos y cuentas por pagar. Se describen como reclamaciones sobre los activos de la empresa. Ejemplos comunes de pasivos incluyen préstamos, cuentas por pagar e ingresos diferidos.
Los pasivos de la empresa generalmente se dividen en dos grupos principales:
Pasivos Corrientes (también llamados «Pasivos a Corto Plazo»)—Estos son pasivos que la empresa debe pagar dentro de un año, incluyendo:
Crédito de Proveedores—Generalmente, cuando una empresa recibe mercancía de un proveedor, promete pagarla dentro de 1 a 2 meses. Hasta que esta deuda haya sido realmente pagada, aparece en el balance general bajo “pasivos a corto plazo.”
Préstamos Bancarios—Los préstamos que la empresa debe reembolsar dentro de un año también se enumeran bajo “pasivos corrientes.”
Pasivos a Largo Plazo—Estos son pasivos que la empresa debe reembolsar, pero no durante el próximo año, como un préstamo bancario a 10 años.
¿Qué es el patrimonio del propietario?
El patrimonio del propietario o «capital social» es lo que la empresa debe a sus propietarios, incluyendo capital y beneficios.
Si la empresa decidiera liquidar y vender todos sus activos al valor listado en la columna izquierda del balance general, mientras también paga todas sus deudas a proveedores y bancos según las sumas listadas en la columna derecha, quedaría con la cantidad de su patrimonio en efectivo. Este efectivo pertenece a los propietarios de la empresa, quienes lo retendrían. Por lo tanto, el patrimonio es como una deuda de la empresa con sus accionistas que solo puede cobrarse en circunstancias especiales, como cuando una empresa es liquidada.
El ítem de patrimonio tiene dos subsecciones:
Capital Social—El dinero invertido en la empresa por los propietarios se llama «capital social.» El término se deriva del hecho de que la empresa emite (entrega) sus acciones a cambio del dinero.
Ganancias Retenidas—Beneficios acumulados por la empresa que los propietarios aún no han retirado. Cuando los propietarios retiran alguna suma para su uso privado, esa suma se reduce de las ganancias retenidas.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
«Cuentas por cobrar» o «deudores varios» es un ítem en el balance general que es un activo corriente (a corto plazo). Es una suma de todo el dinero que los clientes deben a la empresa. El valor de las cuentas por cobrar se encuentra sumando las diferentes cantidades adeudadas en un libro mayor para diferentes cuentas, y es básicamente una compilación de todos los deudores comerciales individuales de la empresa. Registra todas las transacciones (ventas) que se han realizado a crédito. Cabe señalar que las ventas en efectivo NO se registran en el libro mayor de cuentas por cobrar, porque el efectivo se recibe en ese momento. Por lo tanto, la entrada se realiza en un libro mayor diferente, el libro mayor de efectivo.
Cada cliente con el que la empresa trata tiene su propio libro auxiliar en los libros de cuentas de la empresa. Al final del año fiscal, el saldo final de todos los libros auxiliares se suma en una cifra total en la cuenta de cuentas por cobrar.
¿Qué son las Deudas Incobrables y Dudosas?
La deuda incobrable o «provisiones para cuentas dudosas» es una cantidad de deuda que se debe a una organización y que ya no se espera recibir. Una cierta cantidad de deudas incobrables es inevitable durante el curso del negocio y se tratan como un gasto operativo.
La deuda incobrable es una responsabilidad que se crea cuando la empresa realiza ventas a crédito y este número cambia a medida que el departamento de contabilidad cambia su perspectiva sobre la probabilidad de que diferentes clientes realicen sus pagos prometidos.
Este ítem es una responsabilidad.
¿Qué es el Ingreso Diferido?
El ingreso diferido proviene del efectivo que la empresa ha recibido por ventas futuras.
Cuando el ingreso ha sido recibido de un cliente pero no ha sido completamente ganado dentro del período contable, entonces el reconocimiento del ingreso debe ser diferido. Esto se debe al principio de correspondencia. El principio requiere que el ingreso sea reconocido cuando se gana, independientemente de cuándo se reciba. Por ejemplo, un inquilino puede pagar a un arrendador por adelantado el alquiler de todo un año de enero a diciembre. Pero, si el período contable termina en marzo, solo se pueden reconocer tres meses de alquiler y el resto debe diferirse.
El ingreso diferido es una responsabilidad. Debe considerarse como una promesa que la empresa hizo para proporcionar un bien o servicio en el futuro, y esa promesa es un contrato que compromete a la empresa con sus clientes.
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¿Qué es el Inventario?
El inventario es un activo corriente (a corto plazo). Dicho inventario suele estar en tres formas:
- Inventario de Materias Primas
- Inventario de Trabajo en Proceso
- Inventario de Productos Terminados
Todos los inventarios se mantienen con la intención última de convertirlos en productos terminados y venderlos por efectivo.
¿Qué son los Activos Prepagados?
Cuando cualquier gasto o responsabilidad se paga por adelantado, se conoce como un activo prepagado. Por ejemplo, una organización puede pagar su alquiler por adelantado, y esto se conocerá como alquiler prepagado. Esto se registra como un activo corriente en el lado de los activos del balance general. En el período en que la empresa recibe el bien o servicio, la cuenta de activo prepagado se cierra y el gasto se registra.
¿Qué son los Activos Fijos?
A veces, la sección de activos del balance general se divide en activos corrientes (a corto plazo) y activos fijos.
Un activo fijo se define como un activo que tiene una vida útil de un año o más. Se compran para ser utilizados en la operación del negocio y, por lo tanto, no están destinados a ser vendidos. Ejemplos de tales activos son equipos, herramientas, muebles, maquinaria, edificios y terrenos. Los activos fijos ayudan en la generación de ingresos de la empresa. La planta, maquinaria u otros activos fijos son esenciales para las operaciones diarias, y la empresa no podría funcionar sin ellos.
¿Qué es la Depreciación Acumulada?
La pérdida de valor de los activos fijos debido al desgaste con el tiempo se conoce como «depreciación.» La depreciación puede resultar de una o ambas de las siguientes causas: deterioro físico debido al uso del activo u obsolescencia. El reconocimiento de la depreciación hace que una parte del valor del activo se convierta en un gasto cada año financiero.
El saldo original en la cuenta de activos fijos no cambia y permanece igual durante la vida útil del activo. Los contadores utilizan una cuenta de contra activo para registrar cómo los activos fijos han disminuido en valor debido a la depreciación. Una contra cuenta de activo es una cuenta que siempre tendrá un saldo negativo que contiene la entrada de crédito que compensa un activo fijo específico. Por ejemplo, si el activo fijo que se está depreciando es un edificio, la cuenta de contra activo se conocerá como «Depreciación Acumulada—Edificio.»
¿Qué son los Activos Intangibles?
Un activo intangible es algo que no se puede ver ni tocar, ya que no tiene existencia física. Ejemplos de activos intangibles incluyen arrendamientos, derechos de autor, franquicias, licencias, marcas registradas y fondo de comercio. Tales activos intangibles deben tener algún valor monetario para que se califiquen como activos.
Un arrendamiento es el derecho de un inquilino a usar y ocupar una propiedad real bajo un contrato de arrendamiento. Un derecho de autor es el derecho exclusivo—otorgado por el gobierno federal a un individuo u organización a través de un proceso de solicitud—para usar y controlar una obra literaria o artística. Una marca registrada es un símbolo o diseño utilizado para distinguir el producto o servicio de una empresa de otro. La buena voluntad se define como la reputación y la habilidad gerencial de un negocio. Significa cuánto más estará dispuesto a pagar un comprador por el negocio, solo por la marca o el nombre asociado con él.
¿Qué son los préstamos?
La mayoría de las organizaciones necesitan tomar préstamos para satisfacer sus necesidades de capital de trabajo. Por lo tanto, toman un préstamo de un banco y pagan intereses sobre él hasta que se pague la cantidad total. La mayoría de las empresas realizan pagos mensuales o anuales sobre sus préstamos. El punto importante a tener en cuenta es que cada pago consiste tanto en el principal como en los intereses. El principal es la cantidad original que fue prestada por la empresa. Por lo tanto, después de cada pago, esta cantidad pendiente disminuye.
¿Qué son los bonos?
Cuando una organización desea pedir prestada una gran cantidad de dinero, emite bonos. Un bono es un contrato entre la organización y el prestamista que obliga a la organización a reembolsar la cantidad del préstamo, más intereses, en una fecha futura especificada. Los bonos son deuda; por lo tanto, aparecen en la sección de «pasivos» del balance general.
¿Qué es el patrimonio?
Cuando los activos totales de una empresa son mayores que sus pasivos (lo cual es usualmente el caso), la diferencia entre ellos se llama “patrimonio,” y se lista en la columna derecha del balance general, bajo los elementos de pasivos. Listar el patrimonio en la columna derecha hace que el total de la columna derecha en el balance general sea igual al total en la columna izquierda. Es por eso que este estado financiero se llama un «balance general.» Los totales de las dos columnas “balancean.”
¡Aprenda más sobre los balances generales!
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