لقد لاحظت أنه في أيام معينة وفي أشهر معينة تنخفض إنتاجية موظفيك وهذا بدوره يؤثر سلباً على المهام التي يقومون بها. وذلك عندما يأتي دور برنامج مراقبة الموظفين. يمكنك الجلوس وتحليل سلوك فريقك لمعرفة ما يؤثر على كفاءتهم – تحقق من التطبيقات التي يستخدمونها (ربما يكون ذلك بسبب البرنامج الخاطئ)، ومتى تصل إنتاجيتهم إلى نقطة منخفضة؟ (ربما كانوا متعبين من عبء العمل).
ActivTrak – برنامج مراقبة نشاط الموظفين – هل يمكن أن يساعد عملك؟
يعد ActivTrak برنامجًا مناسبًا للأفراد والمجموعات. بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها، طالما أنك بحاجة إلى بيانات لتحسين نتائجك والتأكد من حدوث العمليات الصحيحة في مؤسستك، فإن هذا الحل سوف يناسب احتياجاتك. ولكن من المهم أن نتذكر أن الأمر لا يتعلق فقط بالبيانات. يتعلق الأمر بفهم كيفية إنجاز العمل، وما هي سلوكياتك وسلوكيات فريقك، وكيف تبدو العمليات. يتيح لك البرنامج رؤية الصورة الكبيرة لما يحدث في المؤسسة، ومراقبة أداء الموظفين وتتبع وقياس الإنتاجية.
كيف يعمل؟
قم بتثبيت برنامج صغير يسمى Agent على جهاز الكمبيوتر. يعمل وكيل ActivTrak بشكل كامل في الخلفية. بعد تثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بالموظف، يبدأ بجمع البيانات حول نشاط مستخدم الكمبيوتر ويقدمها لك في لوحة التحكم، مع جميع أنواع الفئات المختلفة لقياس كفاءة الموظف. يمكنك الاطلاع على معلومات لمستخدمين مختلفين ولفترات زمنية مختلفة (أيام، أسابيع، أشهر، سنوات)، كل ذلك في مكان واحد. يعرض البرنامج حقًا كل ما يحدث على الكمبيوتر أثناء العمل. إذا كنت تريد رؤية المزيد من التفاصيل، فيمكنك الوصول إلى الشريط الجانبي الأيسر بمزيد من الخيارات. يوجد 10 أيقونات على الجانب الأيسر، سنتحدث عن أهمها.
لوحة تحكم لمراقبة الموظفين في مكان واحد
هذا هو العرض الرئيسي الذي ستراه بعد تسجيل الدخول إلى حسابك. إنها طريقة سريعة لإلقاء نظرة سريعة على جميع البيانات الأكثر أهمية. ولكن الآن، لعرض تقارير أكثر تفصيلاً، يمكنك تحديد أقسام أخرى في الشريط الجانبي.
النشاط في الوقت الحقيقي لمراقبة الموظفين
يعرض هذا القسم ببساطة جميع الأنشطة التي تحدث في الوقت الفعلي. يمكنك اختيار مستخدم ومعرفة ما يفعله الآن، وكذلك الاطلاع على كل ما فعله من قبل. هذا سجل نشاط يحتوي على معلومات مثل نوع النشاط (منتج أو غير منتج)، ولقطات الشاشة، والبيانات، والوقت، والكمبيوتر، والمستخدم، ومدة النشاط، والتطبيق، والعنوان/الوصف. معلومات مفصلة جدًا عن نشاط الموظف، أليس كذلك؟
تقارير لتحليل نشاط موظفيك وسلوك الفريق
هنا يمكنك الاطلاع على جميع البيانات المتعلقة بالأنشطة للأيام والأسابيع والشهور والسنوات أو الوقت المخصص والمستخدمين. وعلى غرار قسم الوقت الفعلي، فإنه يوضح نوع النشاط (منتج أو غير منتج)، لقطات الشاشة، البيانات، الوقت، الكمبيوتر، المستخدم، مدة النشاط، التطبيق، الموقع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تصدير التقارير إلى ملف CSV أو حفظها في Google Drive. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت بحاجة إلى مشاركة هذه البيانات مع أصحاب المصلحة أو العملاء أو أعضاء الفريق أو الأشخاص الذين ليس لديهم إمكانية الوصول إلى البرنامج، ولكن هناك ميزة أخرى مهمة – التنبيه. يمكنك إنشاء تنبيه سيتم تفعيله عندما تتطابق الإدخالات الجديدة في سجل النشاط مع الشروط التي حددتها في إعدادات التنبيه. إذا كنت تشك في أن أحد الأشخاص في مؤسستك يعمل بشكل مخالف للقانون وأنت تعلم أنه يهدد عملك، فهذه طريقة رائعة للقبض عليه متلبسًا! يوجد أيضًا تقرير المخاطر وسجل التحذير وكل ما هو مطلوب لمراقبة الموظفين بشكل فعال.
لقطات شاشة للمستخدمين الأكثر تطلبًا
لقطات الشاشة في ActivTrak هي في الواقع تقارير في شكل مرئي. وهي تشمل جميع المعلومات المتعلقة بأنشطتك أو أنشطة موظفيك. يتيح لك هذا معرفة ما فعلته بالضبط ومتى وإلى متى. ومن المفيد في تحسين الإنتاجية. إن عرض عدد كبير جدًا من لقطات شاشة Facebook أثناء عملك سيحفزك بالتأكيد على العمل بشكل أفضل. يمكنك أيضًا تعيين تنبيهات لقطات الشاشة حسب الحاجة.
الحظر للحفاظ على الأمن والإنتاجية
يعد “الحظر” أمرًا بسيطًا، فهو يسمح لك بحظر مواقع ويب معينة حتى لا تتمكن أنت أو أعضاء فريقك من الوصول إليها.
الإخطارات لجدولة الرسائل
في هذا القسم، يمكنك ضبط التنبيهات. إذا قمت بإضافة موقع إلى تنبيه، فسوف يقوم ActivTrak بإعلامك بالنشاط حتى تتمكن من مراقبة أحد أعضاء الفريق الذي يزور الموقع. يمكنك أيضًا الحصول على إشعار في كل مرة يقوم فيها شخص ما بإدخال USB (ولكن يتعين عليك ضبط الإعدادات للحصول على هذا النوع من التنبيه).
إعدادات قابلة للتخصيص
كما هو الحال في جميع التطبيقات الأخرى، يمكنك أيضًا في ActivTrak تخصيص التفضيلات فيما يتعلق بالتفاصيل الواردة في التقارير. هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها:
- اختيار المواقع التي تعتبر غير منتجة (مثل الفيسبوك)
- مهمة الفئة
- تعريف الأنشطة بأنها منتجة أو غير منتجة
- إدارة المجموعة – إضافة مجموعات وأعضاء جدد
- استخدام الألقاب لأعضاء الفريق لإعداد التقارير بشكل مناسب
- اختيار من لا يتابع الأنشطة
- إنشاء وتعديل الجداول الزمنية – الساعات التي سيتم فيها مراقبة أنشطة الفريق
- حدد منطقة زمنية
هل يستحق ActivTrak التنفيذ في عملك أو وظيفتك اليومية؟
أنا شخصياً أعتقد أن ActivTrak هو برنامج رائع. وبعد ساعة فقط من استخدام التطبيق، حصلت على بيانات تفصيلية عن نشاطي. إنه يعطيني صورة واضحة عن كل ما أفعله.
يمكنني استخدام هذا لتحليل أي شيء يحدث أثناء عملي تقريبًا والعثور على مصدر المشكلات في العمل. يمكنني حتى أن أتناول تفاصيل مثل كيف كان الطقس في اليوم الأقل إنتاجية وأدرك أنني كنت أعاني من صداع شديد في ذلك اليوم بسبب التغيرات في الضغط الجوي، ولم أتمكن من العمل بكفاءة! (نعم، هذا ما يمكنك معرفته!).
إذا تم استخدامه بذكاء، يمكن للبرنامج أن يساعد في تحسين عمل ليس فقط المؤسسات بأكملها ولكن أيضًا الأفراد. حتى إذا كنت تستخدمه مع أدوات أخرى، يمكنك أن تصبح أبطالًا في الإنتاجية.
ومن الجدير بالذكر أيضًا أن ActivTrak يحافظ على أمان جميع البيانات ويضمن الحماية ضد الجرائم الإلكترونية التي قد تتعرض لها شركتك، إذا كنت تتعامل مع بيانات حساسة أو شديدة السرية.
المزايا:
سهلة الاستخدام وبديهية
مفيدة في تحسين البحوث التجارية
يساعد على فهم كيفية إنجاز العمل – تحليلات سلوك الفريق
العيوب:
قد لا يكون ActivTrak مناسبًا للمؤسسات التي ليس لديها سياسة خصوصية محددة جيدًا، لأنه قد لا يناسب نموذج أعمالها.
