من وجهة نظر الإدارة التنفيذية ، فإن تسليم مجموعة عملية التخطيط هو اقتراح مشروع يشرح ويوثق خطة المشروع. سيكون جزء صغير من مستند الاقتراح هو القسم الرئيسي وسيتم إرفاق معظمه بالملاحق التي توثق جميع أعمال التخطيط التي قمت بها بما في ذلك RBS و WBS ومخطط شبكة المشروع وخطة إدارة المخاطر والجدولة وأي مستندات داعمة أخرى ذات صلة.
كتابة خطة المشروع
من وجهة نظر الإدارة التنفيذية ، فإن تسليم مجموعة عملية التخطيط هو اقتراح مشروع يشرح ويوثق خطة المشروع.
سيكون جزء صغير من مستند الاقتراح هو القسم الرئيسي وسيتم إرفاق معظمه بالملاحق التي توثق جميع أعمال التخطيط التي قمت بها بما في ذلك RBS و WBS ومخطط شبكة المشروع وخطة إدارة المخاطر والجدولة وأي مستندات داعمة أخرى ذات صلة.
وسيسبق قسم أصغر من الاقتراح الملاحق ويقدمها. قد لا يقرأ بعض الإدارة العليا أو يفهمون الملاحق أبدا ، لذلك فإن هذا القسم الرئيسي هو الذي سيربطهم بالمشروع. حتى لو قام جميع كبار المديرين بالبحث بسعادة في ملاحق الاقتراح ، فإن القسم الرئيسي من الوثيقة هو وسيلة للكاتب لشرح كيف يجب أن يفكروا في المشروع وكيف يجب أن يفكروا في تلك الملاحق الداعمة.
يجب أن يتكون القسم الأول الرئيسي من الاقتراح من عدة أجزاء:
ملخص تنفيذي.
هذه نظرة عامة سريعة على المشروع تغطي سياق المشروع وهدفه المقصود والقيمة التجارية للمشروع. إذا كانت هناك خطة رئيسية أو استراتيجية موجودة للمنظمة ، فيجب أن يذكر الملخص التنفيذي بإيجاز كيف يمكن أن يتناسب المشروع مع تلك الخطة الأكبر. بشكل عام ، يمكن استخدام الكثير من تبرير المشروع من بيان النطاق لإنشاء الملخص التنفيذي. الكلمة الأساسية في الملخص التنفيذي هي “ملخص”. يجب أن تكون قصيرة بما يكفي لتشغيلها في عرض مدته دقيقتان ويجب ألا يكون طوله أطول بكثير من صفحة.
خلفية.
هذا قسم قصير يشرح بشكل أكبر السياق والفرص التي سيتناولها المشروع.
هدف.
هذا قسم قصير يشرح على نطاق واسع ما يأمل المشروع في تحقيقه.
يجب أن تكون مكتوبة بلغة واضحة ويجب أن تتجنب المصطلحات. يجب أن يوضح هذا القسم ما سيفعله المشروع وما لن يفعله.
ثانيا – لمحة عامة عن النهج الواجب اتباعه.
هذا هو الخطوط العريضة ل “كيفية” المشروع. يجب تلخيص الأساليب والموارد المستخدمة هنا.
بيان مفصل عن العمل.
يجب أن يكون هذا ملخصا للعمل. يجب أن يشير إلى الملاحق المرفقة لمزيد من التفاصيل ويجب أن يكون في حد ذاته ملخصا رفيع المستوى.
ملخص الوقت والتكلفة.
يجب أن يلخص هذا القسم مدة المشروع وميزانية المشروع واستخدام موارد المشروع.
سيكون الجدول مناسبا لتصور هذه المعلومات بوضوح.
تذكر أن كل قسم من هذه الأقسام هو ملخص للمديرين التنفيذيين لقراءته. اترك التفاصيل للملاحق.
الحصول على موافقة تنفيذية لتنفيذ المشروع
تنتقل الموافقة التنفيذية فعليا من مرحلة التخطيط إلى مرحلة تنفيذ المشروع. من خلال الموافقة على خطة المشروع ، يوافق فريق الإدارة التنفيذية على تخصيص الموارد المطلوبة للمشروع ويفوض مدير المشروع بالبدء.
ومع ذلك ، غالبا ما تكون الموافقة دورة طويلة من التعليقات والمراجعة. يمكن رفض اقتراح المشروع لأنه لا يقنع المديرين التنفيذيين بأن المشروع منطقي وسيضيف قيمة إلى المنظمة. هناك العديد من الأسباب الشائعة لرفض مقترحات المشاريع. وهي مدرجة أدناه جنبا إلى جنب مع طرق معالجتها:
- تكاليف المشروع تفوق فوائد المشروع.
يجب أن يكون تحليل التكلفة والعائد مواتيا حتى تتمكن الإدارة من الحماس بشأن المشروع. استجابة لهذه المشكلة ، حدد وقطع جوانب المشروع ذات التكاليف المرتفعة والفوائد المنخفضة. - الخطر مرتفع للغاية.
قد يجد فريق الإدارة العليا أن خطة إدارة المخاطر غير كافية وأن النتائج السلبية المحتملة تفوق الفوائد المحتملة للمشروع. إذا أدت اعتبارات المخاطر إلى رفض الاقتراح ، فحاول التواصل مع أعضاء فريق الإدارة العليا حول المخاطر التي شعروا أنها غير مقبولة. قم بتحسين اقتراحك من خلال مراجعة خطة إدارة المخاطر الخاصة بك للاستجابة بشكل أفضل لهذه المخاطر. - لا يتوفر تمويل كاف للمشروع.
يمكن رفض المشروع لأن المنظمة لا تملك إمكانية الوصول إلى ما يكفي من المال لتمويل المشروع. إذا كان التمويل يمنع إطلاق المشروع ، فيجب على مدير المشروع التفكير في إعادة تعريف المشروع من خلال إعادة النظر في مثلث إدارة المشروع. غالبا ما يمكن تقليل تكلفة المشروع عن طريق زيادة وقت المشروع أو تقليل نطاق المشروع أو جودته. ويمكن في بعض الأحيان معالجة قضايا التمويل عن طريق تقسيم المشروع إلى أجزاء مختلفة، يتطلب كل منها جزءا بسيطا من الميزانية بأكملها لبدء العمل. - وهناك مشاريع أخرى تربط الموارد المطلوبة.
إذا كانت هذه مشكلة ، فيجب على مدير المشروع أن يطلب من بطل المشروع ممارسة ضغط سياسي لتحرير المزيد من الموارد. من الأسهل على بطل المشروع القيام بذلك لأن مدير المشروع يتمتع بسلطة أكبر داخل المنظمة.
قد يتم رفض نفس المشروع وتنقيحه عدة مرات قبل الحصول على الموافقة. ويكمن مفتاح الحصول على الموافقة في المستقبل في معرفة سبب رفض الاقتراح وإجراء التعديلات ذات الصلة لمعالجة شواغل الإدارة العليا.
