أهمية مسك الدفاتر
ما هو مسك الدفاتر؟
مسك الدفاتر هو الممارسة التي تتمثل في تسجيل المعاملات المالية وتنظيمها والإبلاغ عنها بشكل منهجي في المؤسسة. إنها عملية محاسبية يتم فيها تسجيل المعاملات المالية وتحليلها وتفسيرها لإخبار الأداء المالي ووضع المؤسسة في تاريخ معين.
تتضمن بعض المعاملات المالية التي تم التقاطها في عملية مسك الدفاتر ما يلي:
- · تسجيل الإيصالات من العملاء،
- · دفع البائعين والموردين ،
- · تسجيل ومراقبة الحسابات الدائنة والذمم المدينة.
- · فواتير المبيعات للعملاء ،
- · التحقق من فواتير الموردين وتسجيلها.
كما تشكل تجهيز رواتب الموظفين وتحديد وتسجيل استهلاك أصول المنظمة وإعداد التقارير المالية جزءا من مسك الدفاتر.
يشكل تسجيل هذه المعاملات المالية أساس المحاسبة. من هذه السجلات يتم إعداد الحسابات الختامية. لذلك ، يجب على محاسب المحاسبين التأكد من تسجيل المعاملات المالية في الوقت المناسب بأقصى قدر من الدقة لتقليل الأخطاء أثناء التقارير المالية التي يمكن أن تؤثر سلبا على أهمية الحسابات.
أساسيات مسك الدفاتر
مسك الدفاتر مبدئي في المستندات الداعمة. وبصفة أساسية، يجب تسجيل كل معاملة في دفاتر الحسابات على أساس يومي، عند حدوثها. ومع ذلك ، يجب أن تكون كل معاملة مصحوبة بمستند داعم ، بشكل أساسي ، دليل أو تبرير أو تفسير للمعاملة. تصف المواد الداعمة طبيعة المعاملة التجارية والغرض منها.
كمثال على عملية بيع ، على سبيل المثال ، يجب أن تكون مدعومة بفاتورة مبيعات وإيصال مبيعات. تتضمن المستندات الشائعة الأخرى التي تدعم المعاملات الإيصالات النقدية وكشوف الحسابات المصرفية ودفاتر اليومية وفواتير الموردين.
والسبب الرئيسي لتسجيل المستندات الداعمة للمعاملات ليس فقط لتكون بمثابة دليل على المعاملة، بل أيضا توفير الشفافية في إدارة الأموال في المنظمة. وعلاوة على ذلك، ونظرا لأن الحسابات المعدة تخضع لمراجعة مستقلة، فإن هذه الوثائق توفر مسار مراجعة لكل معاملة. من الطبيعي أن ينسى البشر ، على هذا النحو ، إذا تم الاستعلام عن معاملات معينة أثناء عملية التدقيق ، فإن هذه المستندات توفر أدلة واضحة وطبيعتها والغرض من المعاملات المعنية.
مبدأ الدخول المزدوج
من حيث المبدأ، تكون كل معاملة مالية مصحوبة بإدخال مضاد. بخلاف إرفاق المعاملة بمستند داعم ، فإن مبدأ القيد المزدوج هو أيضا أحد الهياكل المحددة في مسك الدفاتر التي تضمن دقة السجلات. يشار إلى العمليات مجتمعة باسم الضوابط الداخلية.
يعتمد القيد المزدوج على حقيقة أن كل معاملة تؤثر على وجهي دفتر الأستاذ. فقط ، لكل إدخال خصم ، هناك إدخال ائتماني بنفس القيمة النقدية. على سبيل المثال ، تؤثر معاملة البيع النقدي على دفتري دفتر الأستاذ.
مثال على الإدخال المزدوج
نظرا لبيع سلع بقيمة 10 دولارات ، يتم إضافة دفتر الأستاذ للمبيعات إلى تكلفة المنتجات المباعة لتوثيق البضائع التي تغادر المخزون. في المقابل ، نظرا لأنه بيع نقدي ، يتم استلام نقود بقيمة 10 دولارات في دفتر النقود الخاص بالمنظمة. كإدخال مضاد ، يتم خصم الدفتر النقدي بمقدار 10 دولارات لتوثيق الأموال الإضافية القادمة.
يجب أن يكون مجموع الإدخالين المقابلين في دفتر الأستاذ متساويا. ويعمل القيد المزدوج كنظام للكشف عن الأخطاء، حيث، إذا لم يساوي مجموع القيود المدينة مجموع القيود المقيد بالائتمان؛ يتم الشروع على الفور في هذا الصدد للكشف عن التناقض.
ومع ذلك ، فإن الموازنة بين جانبي الحسابات لا تضمن صراحة دقة السجلات حيث قد تكون هناك أخطاء أخرى لا يمكن اكتشافها عن طريق التحقق البسيط من مجاميع القيود المقابلة.
وتشمل هذه الأخطاء الأخرى خطأ الإغفال عندما تحذف المعاملة المالية بالكامل أو لا تسجل في دفاتر الحسابات، وخطأ القيد الأصلي عندما يحدث خطأ أثناء تسجيل المعاملة الأولى، ومن ثم ينقل الخطأ إلى دفاتر المداورات الأخرى.
الوظائف الرئيسية لمسك الدفاتر
يتمثل الدور الأساسي لمسك الدفاتر في تسجيل المعاملات المالية. يتضمن هذا بشكل رئيسي ترحيل المعاملات (الديون والائتمانات) في دفاتر الأستاذ. كما أنه يتكون من إصدار الفواتير وإعداد كشوف المرتبات والإدخالات المقابلة بما في ذلك الخصومات الضريبية وغيرها من الخصومات القانونية، بالإضافة إلى الاحتفاظ بدفاتر الأستاذ العامة.
إلى جانب ذلك ، هناك فوائد تأتي جنبا إلى جنب مع تسجيل المعاملات المالية والحفاظ عليها. وتشمل هذه التكاليف تقليل عبء العمل على المحاسب أثناء إعداد الحسابات الختامية، وبالتالي تخفيض الرسوم المحاسبية. وذلك لأن البيانات منظمة بالفعل مع جميع المستندات الداعمة في مكانها الصحيح. أيضا ، تساعد السجلات المالية الموثوقة المؤسسة على وضع ميزانيتها بناء على أنماط الدخل والنفقات المبلغ عنها.
دور محاسب الحسابات
يتمثل الدور الأساسي لمأمين الحسابات في تمكين إنتاج التقارير المالية بأكثر الطرق دقة وفي الوقت المناسب. ولكي يتمكن أمين الحسابات من تنفيذ هذا الغرض، يجب أن يكون قادرا على إعداد الأنظمة والبرمجيات المحاسبية بشكل صحيح، وإدخال المعاملات في النظام، وإجراء عمليات التحقق والتسوية على الحسابات لضمان الدقة والأصالة، وتقديم الدعم الإداري العام للمنظمة.
في الختام ، لا يمكن إغفال أهمية مسك الدفاتر من قبل أي منظمة جادة ومنضبطة ماليا لأنها توفر الأساس لتحليل الأداء وسبب الاستمرار في ممارسة الأعمال التجارية. إلى جانب ذلك ، فهي طريقة مؤكدة لضمان أن تسود الشفافية في إدارة الأموال. لذلك ، يجب على المنظمة السليمة أخلاقيا أن تطرح ، على سبيل الأولوية ، مسك الدفاتر كطريق للصحة المالية.
النصائح
قد تكون مهتما أيضا بإلقاء نظرة على المقالات التالية:
ستمنحك هاتان المنشورتان نظرة ثاقبة على عالم المحاسبة والاستثمار الأساسي.
